Odoo trae la facturación electrónica colombiana integrada: la factura se firma, se envía a la DIAN y se valida desde el mismo sistema, sin proveedores intermedios. Pero antes de facturar en producción hay que pasar por la habilitación ante la DIAN. Aquí le explicamos el proceso completo, tal como lo hacemos con nuestros clientes.
Antes de empezar: lo que necesita tener listo
- RUT actualizado, con la actividad económica, la dirección y el correo correctos.
- Certificado de firma digital para persona jurídica (o natural), expedido por una entidad de certificación acreditada por la ONAC.
- Usuario en el portal de la DIAN del representante legal, con firma electrónica activa.
- Odoo Enterprise con la localización colombiana y la contabilidad configurada.
Paso 1. Registrarse como facturador electrónico
En el servicio de facturación electrónica de la DIAN se registra la empresa como facturador y se elige la modalidad de software propio. Allí se le asigna un nombre al software y se define un PIN. La DIAN entrega el identificador del software y el identificador del set de pruebas (TestSetId).
Paso 2. Configurar Odoo en ambiente de pruebas
En Odoo se completan los datos fiscales de la empresa, se carga el certificado digital y se crea el modo de operación con el identificador del software, el PIN y el TestSetId. La empresa queda en modo de pruebas para que nada se envíe todavía a producción.
Paso 3. Enviar el set de pruebas
Desde Odoo se emiten las facturas y notas que exige el set de pruebas de la DIAN, con el prefijo y el rango de numeración de pruebas. Cuando la DIAN recibe todos los documentos válidos, el set aparece como aceptado en el portal.
Paso 4. Solicitar y asociar la resolución de numeración
Con la habilitación aprobada, se solicita la resolución de numeración de facturación electrónica en el servicio MUISCA de la DIAN y se asocian el prefijo y el rango al software registrado. Este paso lo suele hacer el contador de la empresa.
Paso 5. Pasar a producción
En Odoo se desactiva el ambiente de pruebas, se configura el diario de facturación con la resolución (Odoo puede traer automáticamente el número, las fechas, el rango y la clave técnica desde la DIAN) y se emite la primera factura real. Desde ese momento cada factura que valide en Odoo se envía y se aprueba en segundos.
Errores comunes que vemos en la habilitación
- Identificador del software incompleto: la DIAN lo rechaza como «software no autorizado». Hay que copiarlo exactamente como aparece en el portal.
- Obligaciones fiscales del cliente vacías: Odoo exige las responsabilidades fiscales en cada tercero; sin ellas la factura no se genera.
- Numeración fuera del rango: el número de la factura debe estar dentro del rango autorizado y con el prefijo exacto de la resolución.
- Certificado de otra persona o vencido: el certificado debe corresponder al NIT de la empresa y estar vigente.
¿Y después?
Con la habilitación lista, en Odoo puede emitir también notas crédito, notas débito y documento soporte, y facturar en otras monedas con la TRM del día. Todo queda contabilizado automáticamente.
¿Necesita habilitar la facturación electrónica en Odoo?
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